Quando a ideia é realizar eventos para um grande número de pessoas, as dificuldades de organização aumentam, envolvendo uma equipe técnica e precisa na realização das atividades.
A organização desse tipo de evento vai envolver aspectos técnicos e voltados à segurança, diante a aglomeração de pessoas, novas instalações e espaços. Esses eventos de grande porte também podem ser corporativos, podendo tornar esse desafio ainda maior.
Os eventos corporativos precisam atrair visibilidade, trazer novas ideias, discutir temáticas com especialistas e em alguns momentos realizar a instalação de um estande de vendas portatil ou fixo, a depender da durabilidade do evento.
Diante da importância dessa temática para a realização de eventos tanto shows como os corporativos, esse artigo vai trazer dicas sobre como fazer. Não deixe de conferir!
Comemorações maiores: o que deve ter para garantir a segurança
Um dos grandes detalhes ao se montar um evento é pensar: quem faz parte do meu público-alvo? Quantos convidados eu pretendo receber? Isso vai afetar praticamente todas as decisões posteriores.
No caso de pessoas que realizam grandes eventos, já existe uma expectativa de receber um grande número de pessoas. Por isso, é importante pensar em detalhes para receber e alocar essas pessoas com maior segurança.
Eventos maiores e que permitem a aglomeração de pessoas devem ter:
- Geradores de energia elétrica;
- Boa iluminação;
- Instalações elétricas funcionando corretamente;
- Uma equipe de segurança.
Além desses elementos é importante também instalar banheiros químicos tanto para homens como para mulheres.
É comum em shows e eventos de grande porte, que exista a presença de um segurança feminino para eventos localizado próximo aos banheiros com o objetivo de evitar situações constrangedoras como assédio e estupro.
Além disso, essa equipe de segurança pode estar espalhada pelo evento para conter brigas, verificar se existe a presença de drogas ou materiais perigosos e garantir que o público consiga participar do evento de forma agradável.
Eventos corporativos: desde o buffet até a inovação dos espaços
Além dos grandes eventos tradicionais que envolvem shows e a participação de artistas, também existem eventos mais tradicionais realizados por grandes empresas para seus funcionários como um treinamento para aprendizado mas que podem ser abertos ao público externo.
Os eventos empresariais e corporativos se diferenciam porque trarão uma palestra e um público mais seleto e específico, com interesse em determinadas temáticas.
Ou seja, existem congressos e eventos para médicos, para jornalistas, para profissionais do direito, para profissionais da língua portuguesa, para professores e em muitos casos, ocorre uma segmentação.
Por exemplo, evento para médicos cardiologistas, jornalistas de Televisão, profissionais do direito criminal, dentre outros exemplos.
Além dessa segmentação, muitos desses eventos corporativos decidem apostar em novos espaços, criando um estande de vendas para comercialização e apresentação dos seus produtos ou planos.
No caso de um evento corporativo aberto ao público ou com parceiros, é importante contar com esse stand vendas, pois atrai mais clientes, mostra aos convidados sobre sua especializada e consegue conquistar a visibilidade.
Isso é muito positivo para a marca, que além de criar um evento, consegue expor seus produtos de forma correta e assertiva.
O mais legal é que esse stand não precisa ser montado apenas em eventos realizados por sua empresa mas também na empresa de parceiros. É muito comum que ocorra feiras para a divulgação de serviços e empresas integradas.
Nesse caso, é possível contar com um venda de stands para feiras. Com isso, a marca da empresa e seus produtos terão visibilidade no meio de outras, marcando o seu espaço e território. Isso é fundamental para garantir competitividade diante da concorrência.
Além de se preocupar com o espaço ocupado pelos convidados e participantes é importante também pensar em um coffee break ou até mesmo um buffet para servir aos convidados.
Esse buffet ou coffee vai depender do tempo de duração do evento, quem são os participantes e a quantidade deles.
Por exemplo, em muitos casos, vale a pena apostar na praticidade por meio da entrega de um kit lanche empresarial que pode conter desde um pão com suco, até bolachas, frutas, cereais, dentre outros elementos que podem agregar.
Esses kits são mais indicados em eventos que duram um período, ou manhã, ou tarde ou noite. No caso de congressos e eventos mais prolongados, recomenda-se apostar em um buffet maior e mais sofisticado.