A organização de exposições ou eventos corporativos exige um planejamento bem detalhado e certa antecedência, para evitar gastos imprevistos e uma série de problemas que podem comprometer a qualidade dos eventos.
Qualquer erro ou falta de atenção na organização pode comprometer o resultado final e desagradar aos participantes. Por isso uma dica é manter uma lista atualizada com todos os detalhes essenciais para o planejamento.
Assim, fica mais fácil garantir ao público um espaço agradável e construtivo, independentemente do objetivo do evento.
Alguns aspectos da organização se destacam como fundamentais, e não podem ser esquecidos ou negligenciados. Por isso falaremos deles neste post, sendo eles:
Local do evento
Empresas ou organizadores que não possuem um local próprio para a realização da feira ou evento precisam alugar um espaço para isso. Nesse ponto, a antecedência é muito importante para ajudar a garantir a realização do evento no local e data desejados.
Quanto antes se inicia a pesquisa por um espaço, maiores as chances de encontrar opções de acordo com a identidade da empresa ou evento, em uma região de fácil acesso e dentro do orçamento pré-determinado.
Alguns espaços contam com serviços de apoio, compensando o investimento extra com mais conforto aos participantes. Exemplos são os serviços de buffet e segurança, com controle de acesso para eventos.
Estrutura para eventos
O evento pode ocorrer em um local próprio ou alugado, mas deve contar com a estrutura necessária para a sua realização com segurança, conforto e acessibilidade.
É recomendável a montagem de tendas de lona nos locais abertos, evitando que possíveis chuvas estraguem o evento.
Entrada e saída devem ter fácil acesso e sempre com sinalização, para auxiliar os participantes principalmente em casos de emergência.
A montagem de stands para feiras também deve ser feita de maneira ordenada e padronizada, dependendo dos objetivos e audiência do evento.
Também é importante ter um estacionamento compatível com o público do evento, assim como os banheiros. Estes devem ser de fácil acesso, sinalizados e também recomenda-se a limpeza frequente.
Para evitar interrupções nas atividades em casos de queda de energia, é imprescindível a instalação de um gerador silencioso, que também permite a realização de atividades em locais mais remotos ou ao ar livre.
Programação
Mesmo os eventos com duração de apenas um dia são beneficiados quando há uma programação bem planejada.
Quando os participantes estão informados sobre os acontecimentos em uma feira, por exemplo, podem se interessar pela programação e permanecer mais tempo no local.
Portanto, a programação contribui para eventos mais participativos e interessantes para o público. Ela pode ser informada por meio de um banner, ou por estratégias de marketing digital, sendo elas:
- Publicações no Facebook;
- Publicações no Instagram;
- Publicações nos sites do realizador;
- Envio de e e-mail.
A programação de uma feira pode contar com rodas de conversa, palestras, demonstrações de produtos, dentre outros tipos de atividades que atraem e integram o público.
É importante demonstrar criatividade e inovação, para que a organização consiga se destacar em seu mercado de atuação, independentemente dos objetivos do evento.
Uma programação bem sucedida é aquela que serve de entretenimento, faz pensar, mantém o interesse e atinge as expectativas dos participantes.
Divulgação de eventos
A divulgação de um evento é um fator chave para o seu sucesso. Vale apostar em ações de marketing digital, convites impressos e até mesmo a divulgação com assessorias de imprensa, que publicam notas em jornais e revistas, ou distribuição de adesivos personalizados em ações especiais.
Já as redes sociais se destacam como uma forma importante não só de divulgação, mas também de interação com a audiência. Uma ideia é postar os convites e impulsionar, para que mais pessoas fiquem sabendo sobre o evento.
Com um esquema de divulgação completo, contando com diversos canais, cresce a probabilidade de a organização acertar no contato com o público, atraindo mais participantes para o evento.
Quando há necessidade de inscrição ou compra de ingresso para o acesso, as informações devem ser claras, evitando a insatisfação da audiência.
Muitos detalhes são envolvidos na organização de eventos ou feiras. Dependendo das atividades que serão realizadas, são necessárias diferentes estruturas. Uma palestra demanda uma organização diferente de uma exposição de produtos, por exemplo.
Por isso é importante sempre atentar-se para as necessidades específicas do evento em questão, garantindo todos os detalhes para uma organização e execução bem-sucedidas.