Os eventos de sucesso são aqueles que passam por um planejamento de qualidade desde o começo. Entre as fases e etapas de um evento está o pré-evento, que cuida de todos os pequenos detalhes, como data, local e número de convidados.
Neste guia, vamos falar tudo a respeito dessa etapa do planejamento, mostrando como ela deve ser realizada na prática.
Além disso, daremos algumas dicas especiais para organizar um evento perfeito e inesquecível. Acompanhe a leitura!
O que é o pré-evento?
O pré-evento corresponde a todas as etapas e procedimentos que são anteriores da execução do evento em si. Ou seja, tudo que é pensado e planejado antes do grande dia.
Como você pode imaginar, são etapas decisivas, para um evento de qualidade.
Dessa forma, organizadores de eventos devem focar ao máximo seus esforços durante essa etapa, para que o resultado esperado seja alcançado de forma satisfatória.
Mas quais são as fases do pré-evento? Listamos abaixo as principais.
1. Planejamento
O primeiro passo do pré-evento é o planejamento geral, que aborda de forma panorâmica tudo que o que é pensado para a ocasião.
Esse primeiro momento é dedicado à análise das ideias, da viabilidade do evento e outras questões relevantes.
Fazer um planejamento inicial é importante para direcionar os esforços. É a partir dessa etapa que são realizadas todas as outras. Se você está organizando o evento para outra pessoa ou para uma empresa, esse é o melhor momento para reuniões.
Nos encontros, as partes definem o alinhamento do projeto, estabelecem regras e definem os rumos do evento. A troca de informações é crucial para que o resultado esteja dentro do esperado pelas partes envolvidas.
2. Objetivos do evento
Outra fase importante do pré-evento é a definição de todos os objetivos, a serem atingidos com o evento a ser realizado. Essa é uma etapa importante, tendo em vista a sua posição estratégica.
Todo e qualquer evento, por mais pequeno que seja, é direcionado a objetivos específicos. Os objetivos podem ser vários, desde arrecadar recursos, até divulgar um produto ou serviço e celebrar uma data especial.
A definição dos objetivos do evento deve ser feita de forma conjunta entre os responsáveis pela organização e os promotores.
3. Data, horário e local
Sabia que a data, hora e local do evento são alguns dos aspectos mais relevantes para o seu sucesso? Imagine, por exemplo, marcar um evento em pleno feriado ou em uma data reconhecida pelo recolhimento em casa. Não daria certo.
Da mesma forma, não é conveniente escolher horários que não sejam adequados, de acordo com o público esperado.
Já o local deve ser agradável e suficiente para o número de pessoas, ser de fácil acesso e contar com a estrutura mínima básica.
Todos esses detalhes sobre a data, a horário e o local são ensinados durante o curso de produção e gestão de eventos, uma das formações básicas para quem deseja organizar eventos de qualidade.
4. Orçamento
O orçamento do evento diz respeito ao quantitativo disponível para a sua execução, desde os valores pagos para a alimentação, locação do espaço, contratação de profissionais e pagamento de taxas, quando aplicável.
Quanto mais recursos disponíveis, maior a liberdade na hora de planejar o evento.
Orçamentos limitados, por sua vez, implicam na redução de custos, de modo a ser possível realizar o evento. Atualmente, pode-se fazer eventos com orçamentos dos maiores aos mais enxutos.
5. Divulgação
Ainda dentro do pré-evento está a divulgação, que deve acontecer de forma antecipada. Geralmente a divulgação de um evento começa juntamente com a sua organização, de modo a garantir que o máximo de pessoas possível seja atingida pela publicidade.
A divulgação continua sendo a chave para o sucesso, especialmente quando estamos falando de eventos.
E atualmente, existem muitos canais que podem ser usados para divulgar um evento, como pelo envio de convites e pela internet, principalmente por meio das redes sociais.
Conclusão
Essas são as principais etapas secundárias que estão dentro da fase de pré-evento. O sucesso de um evento começa no seu planejamento, que deve ser feito como muito rigor e profissionalismo.
Todos os detalhes devem ser alinhados para que o resultado seja exatamente aquele que foi esperado.
O planejamento adequado, além de resultados concretos, geram engajamento e permitem a criação de eventos inesquecíveis para o público.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pelo blog Certificado Curso Online, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos.