Os eventos corporativos são oportunidade desenvolvidas pelas empresas para fins diversos, podendo ser para a promoção de produtos e serviços ofertados pela empresa, lançamento de novos produtos, reapresentação da marca ao público ou para fins internos, como o aprimoramento da interação da equipe.
Como há diferentes objetivos, também é possível desenvolver e organizar uma variedade de eventos corporativos. Os principais modelos adotados hoje são:
- Treinamentos;
- Feiras;
- Workshop;
- Bootcamp.
Cada tipo de evento tem a sua composição. Os treinamentos são eventos voltados ao público interno, visando a capacitação e qualificação de equipes, podendo ser técnicos ou comportamentais.
As feiras são os modelos mais comuns para o público externo, expondo todos os produtos e aproximando as empresas de seus públicos.
Com propósitos tanto comerciais, quanto promocionais, o workshop é um evento divido em três momentos: exposição, discussão em grupo e conclusão; tendo como principal objetivo aprofundar as discussões e desenvolver soluções pautadas em casos práticos.
Sendo mais intenso que os workshops, os bootcamp buscam as habilidades mais relevantes de cada setor da empresa, focando na prática para atingir melhores resultados.
Independentemente do modelo adotado para o desenvolvimento do evento, há alguns elementos que são fundamentais para que o evento ocorra de maneira segura, organizada e eficiente.
Locação de estruturas essenciais
Para que os eventos sejam desenvolvidos é preciso ter um espaço que acomode todos os convidados e permita que as atividades sejam executadas com conforto, comodidade e segurança, para que o local seja o mais adequado. Antes de realizar a locação é necessário verificar:
- Quantidade de público estimado;
- Duração do evento;
- Tipo de evento;
- Data e horário;
- Previsão orçamentária.
Além do espaço, há a contratação da empresa de cenografia para decorar o ambiente de maneira adequada, conectando todos os objetos, cores, posições deixando o local perfeito para a recepção do público.
Indo muito além de produções cinematográficas o setor de cenografia consegue transformar o ambiente e desenvolver uma narrativa coerente com o objetivo principal do evento, fazendo com que sua presença seja imprescindível para organização e desenvolvimento do evento.
Para que o trabalho executado pela cenografia seja completo é necessário que estruturas básicas tenham um funcionamento regular, portanto energia é algo que nunca pode acabar nessa situação. Com isso a locação de geradores também é um item obrigatório.
Os geradores são responsáveis por manter o espaço abastecido com energia elétrica, caso essa sofra algum problema, sendo um estepe da energia. A quantidade de equipamentos locados varia de acordo com a demanda do local e do cronograma do evento.
Antes de utiliza-los é necessário verificar se a empresa contratada fez os devidos processos de manutenção de geradores, evitando imprevistos e situações prejudiciais à imagem da corporação.
O preenchimento do espaço locado se faz pelas pessoas e pelos stands, cujo objetivo é exibir ou acomodar as pessoas – mesas e cadeiras.
Desse modo, tais estruturas precisam ser locadas sempre que necessário, ressaltando que cenografia é responsável por deixar o espaço harmônico, portanto a decoração dos móveis e dos stands para feiras fazem parte do projeto.
Como acertar na escolha da alimentação para eventos corporativos?
Outro item necessário, a comida serve como um momento de pausa, descontração e conversa entre as pessoas que podem resultar em projetos e negócios futuros.
Os intervalos são inseridos na programação, portanto as pausas podem ser maiores ou menores de acordo com o planejamento executado.
Por meio dessa informação a escolha dos alimentos pode ser realizada. A maioria dos eventos aproveitam a pausa para distribuir o coffee break para eventos composto por refeições que são fáceis de serem consumidas, permitindo que as pessoas se alimentem e ao mesmo tempo se comuniquem.
Outro detalhe importante é que o cardápio pode ser personalizado, permitindo que alguns alimentos mais restritivos possam ser incluídos, como os integrais e os vegetarianos.
Ao escolher o coffee é preciso confirmar com a distribuidora de alimentos a data e horário correto de entrega, o ideal é que a entrega seja feita com antecedência para que seja feita a montagem da mesa, evitando a ocorrência de atrasos e complicações na programação e desenvolvimento do evento.
Com isso e seguindo todo o planejamento necessário para que todos os detalhes sejam contemplados, o evento é facilmente organizado e produzido, agregando valor à imagem da organização e melhorando o seu posicionamento perante o mercado consumidor.