Eventos são importantes no ambiente corporativo, pois auxiliam e contribuem em muitas estratégias que vão desde a gestão de pessoas a divulgação da marca e estreitamento de relacionamento com os diversos públicos que as empresas possuem.
Assim, quando o um evento é realizado, é importante ter o planejamento de algumas informações que contribuem para as diretrizes e tomadas de decisões. Dentre elas temos:
- O objetivo;
- O público que será atendido;
- O local;
- A data;
A partir dessas informações, o planejamento dá um norte a seguir no caminho correto para melhor aproveitamento dessa estratégia, alcançando o sucesso pretendido.
É importante ressaltar que o planejamento é essencial independentemente do tamanho do projeto. Ou seja, até os menores eventos precisam ser planejados com antecedência a fim de evitar incidentes e imprevistos.
O evento
Eventos ocorrem constantemente no ambiente mercadológico e social.
Dessa forma, muitas empresas são prestadoras de serviço nessa área, alugando equipamentos, fornecendo alimentação, fabricação de brindes, materiais gráficos e mão de obra para execução do projeto.
Por ser um ambiente bem competitivo, as mudanças e novidades ocorrem constantemente, uma das tendências tem sido a locação de painel de led.
Isso porque esses painéis além de proporcionarem um ar de modernidade ao evento, permitem a projeção de diversos conteúdos durante o evento.
Assim, com o desenvolvimento da tecnologia é possível encontrar esses painéis em diversos tamanhos e formatos, sendo flexível para utilização em diversos locais.
Além disso, também tem a grande vantagem de ser econômico, pois elas consomem menos energia e rendem mais.
Além do painel de led, uma outra tendencia são os drones que servem tanto para fotografar quanto para filmar o local.
Com isso é possível dar uma perspectiva totalmente diferente das convencionais, pois as imagens com drone tem um alcance do todo, pois são tiradas do alto sem perder ou prejudicar a qualidade.
Entretanto, esse ainda é um investimento alto. Então é preciso orçar e pensar se o evento precisa de mais esse objeto.
Os equipamentos
Para montar a estrutura de um evento, principalmente quando este ocorre em áreas abertas, é necessário um grande investimento em equipamentos a fim de montar a estrutura ideal.
Dessa forma, o mais recomendado é realizar uma lista de todos os equipamentos que serão necessário como caixas e mesas de som e demais acessórios.
Depois disso, cotar os valores para locação de equipamentos, pois são sempre equipamentos modernos, com a manutenção em dia e alocados de maneira correta.
Um equipamento que não pode faltar na lista de eventos que terão longa duração e precisam da energia elétrica para que ocorra com tranquilidade, como feiras, palestras, workshop e treinamentos, é o gerador.
Isso porque, para os equipamentos de áudio e som funcionarem durante todo o período, é necessário contar com uma fonte extra, como o gerador de energia que serve como uma alternativa para momentos de emergência e ausência de eletricidade.
Além de evitar a queda de energia, dependendo da complexidade e quantidade de pessoas presentes no evento, é necessário ter algumas medidas de segurança em caso de acidentes.
Assim, os geradores são necessários para sinalizar as saídas e não deixar que as pessoas fiquem sem orientação alguma no processo no caso de queda de energia.
Dependendo do porte do evento é necessário realizar a locação de grupo gerador de energia para promover toda a assistência necessária.
Acessórios e decoração para eventos
Acrescenta-se a lista de locação de objetos os que servem para decorar e também para atender as necessidades dos visitantes.
A decoração contribui para deixar o ambiente agradável aos olhos e também para surpreender os visitantes, deixando uma impressão positiva a eles.
Além disso, é importante pensar na logística de deslocamento das pessoas durante as confraternizações e eventos de uma forma geral.
Por isso, o aluguel de mesas e cadeiras precisam ser a quantidade certa e ainda serem posicionadas de uma maneira que não impeçam ou dificultem o acesso de ninguém.
No processo de planejamento e organização de eventos, é preciso contar com uma equipe de profissionais qualificados, tanto para coordenação do planejamento e das atividades, quanto para contratação de fornecedores que atuam com equipamentos e objetos de qualidade.
Além disso, é preciso que eles tenham como princípio o comprometimento com o trabalho para que imprevistos e atrasos de prazos não sejam uma preocupação durante a confecção e criação do projeto.
A dica é sempre pesquisar e se manter atento as empresas lideres do mercado para oferecer ao público um evento de qualidade.