A realização de um evento demanda um planejamento detalhado, com atenção a uma série de etapas que devem ser realizadas com atenção para garantir o sucesso da organização e da locação de equipamentos.
A escolha dos equipamentos e estruturas é uma dessas decisões importantes. Depende dela a prevenção de problemas que podem até ameaçar a produção e por isso é recomendável a locação dos equipamentos e estruturas.
A compra de cada um dos recursos necessários para a montagem de um evento, seja um evento corporativo ou uma festa de aniversário, por exemplo, pode ser um gasto exorbitante que só cabe nos orçamentos de empresas especializadas.
Basta imaginar o investimento necessário para comprar gerador, equipamentos de som, iluminação, projeção, multimídia, stands, palcos, entre outros.
A locação diminui consideravelmente os gastos para a realização de eventos pontuais, com a opção de pagar apenas pelo tempo em que os equipamentos estão em uso.
Além disso, não é preciso se preocupar com manutenções preventivas, que ficam por conta da empresa locadora.
Outra vantagem é não ter preocupações com a logística e o transporte das estruturas, que também costumam ficar por conta das locadoras. Entretanto, alguns cuidados são bastante recomendados nesse momento, como:
Fazer uma pesquisa detalhada em busca de opções de empresas
O cuidado primordial na contratação de serviços para eventos é a pesquisa para conhecer todas as opções disponíveis no mercado. Isso vale para a locação de espaço para festa e para o aluguel de equipamentos.
É necessário pesquisar e saber exatamente o que será necessário para a realização do evento, pedir orçamentos e levantar as principais vantagens e desvantagens de cada empresa. Assim, fica mais fácil escolher conscientemente a melhor opção para contrato.
Um ponto importante para ser considerado é o fato de que as empresas de aluguel trabalham localmente. Em outras palavras, a contratação de empresas com sede em outras cidades ou bairros distantes pode ser problemática.
Além de interferir no valor do frete para a entrega dos equipamentos, pode não ser viável logisticamente. Nesse sentido, quanto mais próxima for a empresa, menores são as chances de atrasos.
Avaliar a reputação da empresa escolhida
É importante escolher uma opção com boa relação custo-benefício, mas antes de entrar em um contrato é fundamental a avaliação da reputação da empresa.
O aluguel de geradores de energia, por exemplo, deve ser feito após uma busca na internet e redes sociais por avaliações de outros clientes. A dica é verificar se há reclamações nos sites especializados, ou até perguntar para outros profissionais da área.
Assim, evita-se o fechamento de contrato com empresas irresponsáveis, problemas com equipamentos e outros contratempos que podem prejudicar a produção do evento.
Além de ter uma boa reputação, as empresas sérias prezam pela assistência ao cliente, o que é bastante importante na montagem de stand ou de outros tipos de estruturas, que exigem conhecimentos técnicos.
Em caso de imprevistos, elas também disponibilizam profissionais para tentar resolver os problemas.
Tomar cuidado ao assinar o contrato
Toda a atenção possível deve ser voltada para o contrato no momento da contratação dos serviços, com a leitura de todas as cláusulas.
Quando abusivas, elas chegam a desconsiderar direitos do consumidor ou a delegar responsabilidades que na verdade deveriam ser atribuídas à locadora.
Além disso, é necessária atenção a determinados detalhes, fundamentais para uma locação de caixa de som, entre outros equipamentos, com eficiência. Dentre elas:
- Data e horário de entrega e recolhimento dos equipamentos;
- Detalhes sobre a manutenção dos equipamentos;
- Informações sobre a possibilidade de assistência técnica, se necessário;
- Existência de taxas extras ligadas à logística ou transporte.
Conferir o estado de todos os equipamentos no recebimento
Assim como o salao de festas deve ser completamente conferido antes do início dos preparativos para o evento, é importante testar todos os equipamentos e conferir a situação das estruturas.
Isso deve ser feito sempre no momento em que as empresas estiverem entregando os itens para uso. Assim, é possível evitar a ocorrência de mal-entendidos sobre os responsáveis por defeitos, por exemplo.
A organização de um evento é uma tarefa complicada, que demanda experiência e planejamento para que tudo saia de acordo com a idealização, seja um aniversário, casamento, evento corporativo, feira, evento educacional, entre outros.
Entretanto, tendo resolvido a locação dos equipamentos, seguindo as dicas e, principalmente, com critérios e qualidade, são grandes as chances de realização de um evento de sucesso.