Um evento de sucesso, que renda boas lembranças e muitos elogios, são sempre os objetivos de quem organiza festas, confraternizações ou até mesmo eventos empresariais.
Mas, para garantir que tudo ocorra da melhor forma, o segredo é organização e muito planejamento. Seja para organizar uma festinha de aniversário, um reencontro com os colegas da faculdade, uma festa de casamento.
Ou um congresso empresarial com duração de vários dias, é preciso saber quais etapas seguir para realizar um evento bem sucedido. Cada evento tem um porte, finalidade e particularidade que deve ser levada em consideração.
No entanto, conhecer as principais etapas para organização de eventos torna a tarefa muito mais fácil e assertiva.
Existem quatro etapas fundamentais, que podem ser aplicadas na organização de qualquer evento, desde os menores até os de grande porte. São elas: planejamento, coordenação, organização e implantação.
Comece pelo planejamento
A etapa crucial para o sucesso do seu evento é o planejamento. Por isso, este é o momento em que você deve colocar na ponta do lápis tudo que diz respeito a ele.
O que inclui a data de realização, horário, número de convidados, local, verba disponível e os serviços que serão necessários.
Por exemplo, você pode estar planejando realizar uma festa com o tema anos 80, num local com pista de dança.
Mas para garantir a música na festa precisará fazer locação de som para eventos ou contratar um dj.
Dessa forma, é extremamente importante definir cada um desses detalhes, pois, eles serão guias ao longo de todo o processo de organização do evento.
Vale ressaltar que, neste momento é preciso estabelecer prazos, para execução das atividades e se esforçar ao máximo para cumpri-los.
Defina quem fará o que
Com tudo que será feito em mãos, é hora de definir quem ficará responsável pela execução de cada atividade. Nesta etapa, o evento começa a sair do papel e passa a se concretizar.
Portanto, ter uma equipe para dividir as tarefas será muito útil. Mas, dependendo da sua disponibilidade e do porte de seu evento, contar com uma empresa de organização de eventos te poupará tempo e esforço.
Por isso, avalie as possibilidades e delegue as tarefas de forma a garantir que os prazos anteriormente estabelecidos sejam cumpridos.
Se na etapa anterior, você definiu quais serviços seriam necessários para seu evento, agora é hora de buscar empresas ou profissionais para realizá-los.
Por exemplo, se estiver organizando uma festa de casamento, é preciso pensar no Buffet, na decoração e na empresa de fotografia para eventos que mais se encaixe com seu planejamento.
Por isso, antes de fechar com os fornecedores e prestadores de serviço, pesquise bem, peça orçamentos e avalie. Lembre-se que o sucesso de seu evento depende também das escolhas que você faz nesta etapa.
Hora dos Preparativos
A terceira etapa é a organização. Por isso, se até então, papel, caneta e internet foram seus grandes companheiros, agora é hora de agir.
E, normalmente, esta etapa é que mais se prolonga, podendo começar meses antes do evento. Assim como, os tipos de eventos variam, os preparativos também.
Então, faça visitas ao local do evento, confirmação da lista de convidados, divulgação, testes de equipamentos, degustação de buffet e tudo mais que estiver dentro do planejamento de seu evento.
Organização e planejamento andam lado a lado e justamente por isso, você deve se atentar aos detalhes se quiser um evento de sucesso. Não deixe conferir se tudo o que você precisará estará pronto dentro do prazo.
Mãos na massa
Hora da implantação, a etapa que se inicia às vésperas do evento e dura até a saída do último convidado.
É justamente aqui que seu planejamento e organização são colocados à prova, ressaltando a importância de tê-los feito da melhor maneira possível.
Claro que imprevistos acontecem e eles provavelmente acontecerão em seu evento também. Imagine que algum de seus convidados não tenha conseguido encontrar a casa de eventos e precise de orientações para chegar até lá.
Situações como esta, podem acontecer e você precisa estar preparado para contorná-las, sem comprometer o êxito de seu evento.
Por isso, tenha em mente todo o planejamento, esteja atento a tudo e coloque a mão na massa sempre que precisar.
Oriente sua equipe e os prestadores de serviço sobre como agir em situações variadas, assim, mesmo que imprevistos aconteçam eles serão resolvidos de forma eficiente.
Check-List
Seguir cada uma das etapas acima para organizar festa e eventos, será mais fácil se você fizer um check-list. Durante a organização do seu evento, priorize os seguintes itens para registrar as atividades ou serviços que devem ser realizados:
- Data de realização da atividade;
- Andamento da atividade;
- Observações;
- Prazo de execução da atividade;
- Responsável pela atividade ou serviço;
- Telefones e e-mails para contato.
Agora, você já conhece os segredos para um evento de sucesso e sabe da importância do planejamento, coordenação, organização e implantação.
Sendo assim, já pode colocar em prática e tornar memoráveis as festividades, cerimônias e eventos que estiverem sob sua organização.