Você recebeu a tarefa de planejar a festa anual dos funcionários da sua empresa? Então, siga algumas diretrizes básicas para aproveitar ao máximo esse evento especial e reduzir custos sem afetar a qualidade.
Ao avaliar cuidadosamente a melhor maneira de abordar e executar essa festa de fim de ano, você pode criar uma experiência que não apenas aumenta a boa relação da empresa com os colaboradores, mas também eleva a satisfação dos funcionários e o engajamento deles e, consequentemente, os resultados.
É importante começar com o básico — defina o tema da festa, o local para festa de confraternização empresa, quantas pessoas vão participar, a data que vai acontecer e que alimentos e bebidas serão servidos durante a ocasião — antes de passar para o planejamento mais detalhado.
1. Os elementos básicos de um evento da empresa
É claro que, como qualquer outro evento ou projeto, você precisa criar um plano que identifique os detalhes do evento para a festa de fim de ano dos colaboradores. Leve em consideração os seguintes aspectos:
- Tema;
- Local;
- Hora;
- Data;
- Contagem de convidados;
- Coquetel para festa;
- Seleção de buffet;
- Decoração;
- Agenda de eventos.
Toda boa organização de eventos precisa desses elementos centrais para ser bem-sucedida, mas nem tudo precisa ser gravado antes de você começar a executar o evento de fato (como garantir um espaço para festa, reservar um buffet ou planejar uma agenda).
Embora haja muitas maneiras de abordar essas decisões, e as decisões para ideias de nível mais alto, como tema e momento —que geralmente recaem sobre os executivos da empresa e não sobre o produtor do evento, — é melhor trabalhar com uma equipe para decidir quais detalhes são mais adequados.
Vai ser uma série de palestras motivacionais com coffee break ou uma festa com uma banda de rock tocando ao vivo? Esses detalhes devem ser previamente combinados.
2. Escolha o momento mais eficaz para realizar seu evento
A melhor hora para realizar uma festa de fim de ano é provavelmente durante a hora do almoço.
Infelizmente, nem todos podem ter a oportunidade de participar do evento porque alguém deve ficar para trás e atender as ligações e consultas dos clientes. Mas um evento na hora do almoço permite que a organização controle os custos e reduza as obrigações no tempo e nos compromissos pessoais dos funcionários.
Se a organização não for anfitriã de um programa de almoço, eles organizarão um evento noturno, que permite que mais funcionários participem, mas muitas vezes podem ter custos mais altos, dependendo da noite da semana em que o evento é realizado.
Então, como você consegue o maior retorno do dinheiro? Enquanto alguns podem pensar que sexta-feira é o melhor dia para realizar o evento porque a maioria dos funcionários estará de folga no fim de semana, sexta-feira é o dia mais popular da semana em restaurantes e outros locais — o horário mais caro também.
Poucas organizações vão querer considerar a noite de domingo, então parece que a próxima melhor opção pode ser na segunda à noite.
3. Considere realizar uma festa fora de temporada
Em vez de gastar muito na festa anual de fim de ano, por que não considerar a realização de um evento especificamente para a valorização do funcionário, quando nenhum outro feriado está chegando no calendário da empresa?
No início de outubro e final de janeiro, são ótimos momentos para realizar uma festa anual de confraternização, pois você pode encontrar uma maior disponibilidade de opções, poupar dinheiro em despesas de catering e potencialmente obter melhores ofertas em pacotes durante esse período fora de temporada, desde a decoração de festa até o aluguel do espaço.
4. Escolha uma equipe para ajudar a executar o evento
Decidir o tamanho certo da equipe e selecionar os membros é essencial para tornar o evento um sucesso com o mínimo de aborrecimento possível. Em última análise, porém, não é o tamanho do comitê, mas a qualidade daqueles que trabalham nele, que determina o calibre de uma equipe de planejamento de eventos.
Selecione esses colaboradores do departamento de eventos — que podem ajudar nos detalhes do coffee break decoração — e do departamento de recursos humanos, por sua capacidade de influenciar positivamente outros funcionários e usar a tarefa como recompensa ou incentivo para os escolhidos.
O organizador de eventos da organização deve trabalhar com um líder capacitado e alguém autorizado a aprovar o plano — para ajudar a orientar essas decisões e escolher os melhores membros da equipe.
5. Crie um cardápio econômico para as festas de fim de ano
Quando se trata de escolher o que oferecer de alimentos para seus funcionários durante a festa, uma série de dicas podem te ajudar a economizar dinheiro enquanto e, ao mesmo tempo, fornecer uma excelente refeição.
As refeições plaqueadas costumam ser mais econômicas do que os buffets, e podem ser apresentadas com muito mais elegância do que ter todos na fila para se servir.
Selecionar itens modestos ou frutas frescas para centros de mesa, limitar o consumo de álcool e hospedar-se em um local que tenha decorações festivas padrão e opções de preços de alimentos também são excelentes maneiras de reduzir custos e proporcionar aos seus funcionários uma boa experiência. Pense nisso!