O mundo hoje é cercado de inúmeros estímulos visuais, como telões de LED, vídeos nos smartphones dentre outros, e tudo isso, permite que os eventos sejam cada vez mais importantes.
Os eventos são essenciais para uma marca ou então mesmo para uma pessoa que queira comemorar, estimular a venda de um produto, tornar popular uma ideia.
Assim, por conta da tecnologia, os eventos tem usado cada vez mais pontos visuais, como os comprar painel de LED indoor, luzes, estruturas de palco e outros.
Ao longo desse artigo, iremos ensinar como organizar um evento de sucesso e quais elementos que podem ser usados para torná-lo atraente e eficiente.
Como organizar eventos?
Um evento, principalmente, os corporativos, são essenciais para que uma empresa ou uma marca consiga ganhar alcance e tornar-se referência no meio.
Fora isso, os eventos possuem diversos tipos de modelos, que podem ser aplicados tanto para eventos corporativos, como educativos, como para assuntos pessoais.
Podemos citar como modelos de evento:
- Congressos;
- Workshops;
- Simpósios;
- Jornadas acadêmicas;
- Palestras;
- Conferências;
Os eventos também podem assumir temas específicos como as decorações de natal dos shoppings com Papai Noel inflável, árvores de natal gigantes e outros. Tudo tendo em vista o desenvolvimento do vislumbre chamando a atenção do público.
Mas, como organizar um evento? Essa é uma pergunta bastante complexa, afinal, todos os eventos que falamos aqui dependem, exclusivamente, de planejamento e organização.
Quanto mais a equipe estiver organizada, menos imprevistos ocorrerá e o evento será feito de forma eficiente. Para ajudar na organização do evento é possível contratar uma consultora de eventos que te auxiliará nas predefinições.
Planejando um evento
Abaixo falaremos de alguns pontos que são essenciais para que um evento seja feito com qualidade e segurança, evitando então, maiores problemas e imprevistos.
1. Tenha um tema para seus eventos
Um dos pontos mais importantes para o desenvolvimento de um evento é definir sua temática. O tema é responsável por toda a estrutura, afinal, é ele que atrairá fornecedores e também um bom público.
Um exemplo, se seu tema é sobre natal, você encontrará diversas empresas que patrocinarão seu evento, afinal, esse tema atrai muitas pessoas e promove interação, solidariedade, sendo o momento perfeito para que seu produto seja visto.
Também tendo o tema, a decoração é mais bem definida, você pode usar papai noel inflavel gigante, árvores de natal, pisca-pisca e outros.
Por isso que a escolha da temática é essencial para o planejamento do evento. Importante ressaltar que para que o evento atraia público e fornecedores ela precisa ser atual e relevante.
Quando se tem um tema que traz potencial de inovação, isso faz com que o público se interesse aumentando assim a sua capacidade de alcance.
2. Entenda seu público
Tendo o tema definido o próximo passo é entender o público que é atraído por ele.
Assim, é necessário identificar se esse público é profissional ou se é de estudante. Quem poderá participar das mesas e das apresentações, apenas formados ou pessoas com experiência, entre outros.
Saber quem é seu público-alvo te permitirá estruturar o tema do evento de forma adequada e correta. Em alguns casos a consultoria de eventos que te ajudará na definição da sua persona ideal, ou seja, do seu público ideal.
3. Defina horários, datas e local
Esse ponto é importante estar com o calendário em mãos. Observe os dias de feriado prolongado, fins de semana e outros elementos para marcar a data. Verifique a existência de eventos próximos da data do evento e escolha a data que fica entre o dele e o seu.
Sabendo o perfil do público é possível saber se um evento no feriado seria uma boa opção. Para outros tipos de público essa opção é inviável.
Assim, é possível a definição correta e adequada da data, horário e do local. Este último deve ter segurança e fácil acesso, tanto de transporte público como de carro ou outro meio.
4. Monte uma equipe
Para que todos esses passos fluam e os processos caminhem, da definição do tema até a instalação do telão de LED preço no hall do evento antes do começo do evento, é preciso uma equipe capacitada, que saiba lidar com grande fluxo de informações e preocupada com todos os detalhes.
Assim, um evento é um conjunto de fatores que possibilita sua realização de forma eficiente e plena, conseguindo atingir o público e o objetivo correto.