Todos os tipos de evento requer planejamento e organização. Eles geralmente são divididos em 3 partes:
- Pré-evento
- Evento
- Pós evento
Na primeira etapa existe a criação e o planejamento. Essa fase temos que nos atentar ao objetivo, tipo, data, local, horário, público, programação, palestrantes, como será a divulgação, levantamento de todas as informações sobre o evento.
São muitos detalhes a serem levantados e se seu planejamento não for muito bem feito não conseguirá lidar com imprevistos. Levantar os custos e fazer orçamentos é umas das tarefas mais necessárias nessa fase.
Durante ele é necessário acompanhar se tudo que foi planejado está acontecendo como previsto. Ter uma equipe bem treinada é fundamental para garantir o sucesso. Eles devem ter informação sobre tudo, para que possam estar seguros e sanar dúvidas dos convidados. O cronograma de tudo que acontecerá também deve ter espaços, “respiros”, para imprevistos e atrasos.
O pós-evento é esquecido por muitas pessoas, mas é tão ou mais importante que os próprios eventos. Saber o que deu certo, o que deu errado, analisar o que poderia melhorar, se o que foi feito era o planejado.
A divulgação de como foi, o feedback de quem participou através de uma pesquisa de satisfação, os pagamentos dos fornecedores e até fazer um relatório são importantes para que você para ter certeza do resultado de um trabalho bem feito, principalmente se houver outras edições do evento.
Eventos bem organizados trarão excelentes resultados para seu negócio, marca ou organizador. Então monte seu checklist para não esquecer de providenciar nada!
Kalinka Carvalho
Consultora, palestrante e produtora de conteúdo em Organização Residencial e Pessoal. Acesse www.kalinkacarvalho.com.br/blog e saiba mais sobre seu trabalho.