Organizar e executar evento é uma tarefa nada fácil. São inúmeros detalhes que, pormenores que sejam, precisam ser observados desde a primeira reunião com o cliente até o dia ou período por qual se prolongue a ocasião.
As tarefas vão desde a decoração e alimentos a serem oferecidos, até a recepção e acompanhamento de palestrantes ou convidados especiais, dependendo da natureza do evento.
Os eventos corporativos e workshops possuem o intuito de ajudar a posicionar a empresa, o que leva à um fortalecimento da marca, aumentando a relevância e a visibilidade da organização perante seus públicos de interesse.
Além disso, ainda ajudam as empresas a se tornarem referência em determinado assunto, o que pode ser, hoje, um grande diferencial.
Outro benefício é que eles são excelentes oportunidades para conquistar a atenção do target, independente do mercado qual esteja relacionado, constituindo um excelente meio para fazer relacionamento com os públicos de interesse.
Organizar um evento, workshop ou confraternizações corporativas, é uma maneira de aproximar pessoas e empresas que podem se interessar por um produto ou serviço oferecido. Porém, organizar qualquer tipo de evento exige planejamento, organização e alguns investimentos.
Para isso, confira algumas dicas a seguir:
- Escolha o tema do evento;
- Defina se será pago ou gratuito;
- Defina o público-alvo e o número de participantes;
- Defina a data, local e horário com antecedência;
- Defina os palestrantes, professores e participantes;
- Verifique e produza os materiais que serão utilizados ou distribuídos durante o evento;
- Cheque os equipamentos e demais recursos necessários;
- Fique atento à divulgação do evento;
- Acompanhe o trabalho das equipes ou profissionais envolvidos;
- Invista no pós evento.
Contrate uma assessoria para eventos
Primeiramente, é importante entender que o papel de uma assessoria eventos é diferente do de um promoter ou cerimonialista.
Basicamente, o assessor será o responsável pelo acompanhamento de todo o processo, desde a concepção do evento até a finalização de relatórios.
As múltiplas funções de uma assessoria de eventos incluem sugerir espaço para festas, negociar com fornecedores, organizar o cronograma, solucionar imprevistos, delegar funções e supervisionar todas as tarefas ligadas à produção do evento.
De modo simples e direto, o assessor é quem faz o evento acontecer. É claro que as decisões importantes serão tomadas pelo contratante, mas o profissional deverá acompanhá-lo durante todo o processo com sugestões e aconselhamentos pertinentes de como organizar uma festa.
A assessoria deve entender e desenhar o perfil de sua empresa e o que pretendem ganhar com aquela ação. Dessa forma, será possível estabelecer metas palpáveis para avaliar o sucesso da produção e planejar um evento que agradará o seu público-alvo.
Durante o dia do evento, é de responsabilidade da assessoria acompanhar o andamento do cronograma das solenidades, assim como o cumprimento de todos os protocolos estabelecidos.
Sempre com muita cordialidade e jogo de cintura, também cabe a assessoria a resolução de possíveis imprevistos e problemas que possam correr.
Lembre-se que esse é um momento crucial para a reputação da empresa, portanto é primordial garantir que tudo ocorra de forma natural e sem embaraços aos olhos dos convidados.
No caso de congressistas ou palestrantes de outras cidades, a assessoria é responsável também pela supervisão da logística de transporte e hospedagem dos convidados.
Pós evento
Ao fim do evento, o trabalho que continua no dia seguinte é também muito importante, principalmente para o controle financeiro e avaliação de resultados.
É hora de avaliar o sucesso da produção e para isso é fundamental contar com um banco de dados bastante completo.
Quanto mais informação reunida, mais rico será o relatório. Desse modo, a assessoria pode auxiliar na coleta e organização de indicativos como listas de presença e de convidados, orçamentos, serviços oferecidos, venda de ingressos (se houver), brindes distribuídos e muito mais.
É claro que ao unir produtividade, poder de negociação, soluções tecnológicas e expertise, o resultado só poderia ser um: a redução no custo total do evento.
Sendo assim, ao colocar o orçamento no papel, pode ser que o preço da contratação de uma assessoria de eventos com profissionais organizadores de festa especializados seja compensado pela economia que ela é capaz de oferecer.
Analisando todos esses aspectos, fica fácil entender se é interessante para o seu evento realizar a contratação de uma assessoria de eventos.
A produção de eventos não é uma tarefa fácil e é muito importante poder contar com serviços que possam facilitar todo o processo.