Uma festa de formatura é um grande evento de comemoração ao encerramento de uma etapa e início de outra: o fim da faculdade e começo da vida profissional.
Por essa razão é essencial organizar um evento à altura da ocasião, com contratação de serviços como buffet, banda de formatura ou DJ, decoração e outros itens que marcarão para sempre essa noite. Veja alguns itens que não podem faltar:
Empresa de formatura
A maneira mais comum para organizar uma festa de formatura de maneira mais fácil e profissional é mediante a contratação de uma empresa especializada na organização de eventos deste porte e essa escolha não é uma tarefa fácil e pode ser dividido em alguns passos principais:
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Organização da comissão;
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Manifestação de interesse em participar;
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Pesquisa;
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Cotação;
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Escolha da empresa.
Para começar a organização, o primeiro passo a ser dado é a formação de uma comissão de formatura, ou seja, um grupo de poucos alunos que serão os responsáveis por cotar, orçar, apresentar opções e fazer a mediação entre os formandos e as empresas.
Após a formação deste grupo de interessados em assumir essa responsabilidade, os interessados em participar da comemoração deve se manifestar, pois somente com o número de interessados é possível fazer os orçamentos.
Quanto maior o número de interessados em participar, mais os custos da formatura festa diminuem.
Antes de iniciar a pesquisa por empresas, é essencial definir quais são as preferências e expectativas da turma em relação ao evento.
Itens como data da festa, decoração do local, tipo de buffet, tipos de bebidas, se haverá bar com drinks preparados in loco, ou somente bebidas engarrafadas servidas pelos garçons.
Se haverá banda baile ou somente DJ, se o evento será finalizado com café da manhã, caso tenha muitas horas de duração, entre muitos outros detalhes, que são essenciais para a escolha de empresas que atendam todos os objetivos propostos pelos estudantes.
Após definidos os interesses principais da turma, a comissão parte para a cotação junto à empresas especializadas no setor de festas.
As empresas costuma oferecer pacotes com itens variados da festa, além de pré-eventos.
Em alguns casos, pode ser necessário fazer ajustes em relação aos custos ou atrações definidos previamente. É importante que os estudantes tenham ciência de que isso pode acontecer.
Com as melhores opções de pacotes em mãos, a comissão apresenta os dados para a turma e em votação todos irão escolher àquela que melhor atende às suas demandas.
Música
Para animar o evento, é essencial pensar em boa música, que seja ao gosto de todos, principalmente dos maiores protagonistas da festa: os formandos.
O setlist pode ser definido em votação ou sugestões dos donos da festa, visando que todos tenham seus hits favoritos prestigiados nessa grande noite.
Bandas para formatura são uma excelente opção para animar a todos, sendo um grande diferencial, pois há sempre a possibilidade de interação com os integrantes.
Atrações de música ao vivo sempre trazem animação ao ambiente. Outra vantagem da contratação de um conjunto de músicos para o seu evento é a adaptação do cenário para apresentação.
É preciso que haja um palco, e é feito todo um trabalho com iluminação, cenário e ambientação, que não seriam necessários caso não houvesse uma banda formatura para se apresentar.
A contratação de uma banda é algo que pode elevar um pouco o custo da festa, mas a originalidade do evento compensa esse investimento mais alto.
No entanto é preciso se atentar a alguns fatores como a acústica do local onde a festa será realizada, que deve ser adequada para não prejudicar a qualidade do som.
Também é preciso verificar se a banda não se limita à execução de canções pré-determinadas, o que pode deixar de fora músicas muito desejadas pelos formandos.
Para turmas que não quiserem optar pela contratação de cantores para formatura há a opção de contratar um bom DJ, tradicional em festas dos mais diversos tipos.
A vantagem da contratação deste profissional é que as músicas são tocadas na versão original, mas é preciso tomar cuidado com profissionais que tocam no modo automático, sem interação, o que prejudica a animação do evento.
A organização de uma festa de formatura requer atenção a muitos detalhes, principalmente no que diz respeito à contratação da empresa que ficará responsável pela organização e pelas atrações do evento.
Escolher cuidadosamente é a recomendação para evitar decepções.