Há quem pense que organizar um evento é muito simples, basta chamar as pessoas, ter um espaço e optar por comprar ou não ingresso para a entrada. Mais não é bem assim, na verdade organizar um evento é bem mais dificil do que parece.
Existem alguns passos que podem facilitar muito o trabalho de uma pessoa que pretende pretende organizar como profissional e não marinheiro de pequena viagem.
Para o primeiro passo é necessário ver os custos e os lucros, caso se aplique.
O orçamento é parte fundamental, é a partir que você vai decidir o quanto pode gastar e o quanto vai destinar a cada tipo de coisa do evento. Planilhas são uma excelente ferramenta para serem utilizadas nesta hora, já que facilitam muito a organização.
Mas esse valor não deve ser definido no escuro, o organizador deve fazer uma primeira cotação para saber a média de preços que vai gastar em todos os serviços é assim passar para uma outra etapa que é a procura de patrocinadores.
Veja alguma das coisas que devem ser observadas na hora de fazer a cotação dos preços:
- o aluguel do espaço,
- Atrações;
- convites,
- empresa de montagem de estrutura metalica;
- estrutura metalica;
- crachás para a identificação das pessoas que estão participando do evento, entre outros.
Um próximo passo é pensar no evento em si, ou seja, no momento do dia, na data, no local e até na previsão do tempo, se o evento for ao ar livre é sempre bom ter um plano B.
Apos o planejamento
Após o planejamento do evento em si, ou seja, data lugar e orçamento, preciso se pensar nos fornecedores de tudo, beija empresa montadora das barracas, caso o evento esteja ao ar livre, até o preço nos refrigerantes, por exemplo.
o importante é ter a certeza que conseguiu ver vários orçamentos para fechar com o de melhor custo benefício. custo-benefício afinar, nem o menor preço é o que vale a pena.
Agora, sim, com todos os cursos fechados deve-se correr atrás de patrocinadores. o melhor, patrocinadores não, pois essa palavra é derivada do latim pater, pai, aquele que ampara, ajuda, dá apoio. E não é isso que você está buscando. Nesse momento você vai prestar um serviço de divulgação para aquela empresa ter o nome atrelado a seu evento.
Por fim, é importante ressaltar que organizar um evento grande não é tão simples e a ajuda de uma empresa é fundamental economizando além de dinheiro, estresse na hora de cotar menor preços de profissionais confiáveis.