Os eventos se tornaram parte integrante das estratégias de empresas e comércios para divulgar novos serviços e principalmente consolidar a marca de maneira mais forte dentro do mercado.
No entanto, organizar um evento envolve uma série de aspectos que vão da composição do cenário com elementos decorativos como a mesa saarinen lateral, quadros e luzes, até a utilização de tendas quando o evento ocorre ao ar livre.
Organizar um evento portanto envolve métodos, processos e, principalmente, bastante planejamento, afinal, existe uma variedade de vertentes e modelos de eventos que podemos citar, como:
- Simpósios;
- Palestras;
- Congressos;
- Jornadas;
- Conferências;
Assim, neste artigo falaremos de dicas que te ajudarão em qualquer tipo de evento, atentando para alguns componentes específicos, como o uso de tendas para eventos e outros componentes relevantes para que sua festa, congresso, conferência seja um grande sucesso.
Como organizar um evento de sucesso?
Para que um evento consiga atingir os objetivos e ser um sucesso contribuindo diretamente com o fortalecimento da marca é fundamental um bom planejamento.
Este planejamento permitirá que o promotor de eventos consiga ter noção de todos os aspectos, como materiais a serem comprados, itens de decoração como mesa lateral saarinen a serem postos, processos de logísticas de convidados e muito mais.
Assim, nos tópicos abaixo falaremos sobre alguns aspectos que são importantes para quem está organizando um evento.
1. Definição do tema
O primeiro aspecto para que um evento tenha sucesso e alcance é a definição do tema. O tema norteará todos os aspectos do evento, desde a escolha dos convidados até a decoração.
Além do mais é o tema também que norteará a estratégia de prospecção de patrocinadores, seja para eventos ao ar livre com tenda para festa, seja para eventos mais fechados, como feiras e congressos.
Para que o evento atraia público é importante que o tema seja original, ou seja, que traga novidades ou novas perspectivas para as pessoas, para que o público não encare como uma perda de tempo.
2. Conheça o público dos eventos
Conhecer o seu público é fundamental para que a organização do evento seja com qualidade e segurança. Isto porque conhecendo o seu público é possível definir as estratégias de marketing do evento, como se dará a venda dos ingressos, e principalmente onde será realizado, em ambientes internos ou externos.
Com a definição do público-alvo também é possível fazer com mais eficiência e segurança a escolha das datas e os horários. Isto porque esses dois fatores estão relacionados de forma direta com o comportamento do seu público.
3. Monte uma equipe e escolha os melhores convidados
A montagem de uma equipe é fundamental durante todo o processo. Um evento além do tema, definição de público-alvo e marketing, relaciona-se com uma outra série de elementos operacionais.
Um deles é a alimentação que para ser escolhida precisa ser planejada, orçada e qualificada, de modo que traga credibilidade e mostre a capacidade de organização.
Também há outros pontos menores, mas que são necessários ser feitos por alguém de confiança como colocação das indicações das reuniões em suporte para folha A4 nas portas.
Portanto, é fundamental escolher uma equipe com habilidades diferenciadas para cuidar desses pontos. Procure referências, experiências e também dê oportunidade para os que não possuírem experiência aprenderem. Só assim, é possível alcançar o sucesso do evento.
Eventos ao ar livre, cuidados a serem tomados
Alguns eventos, por conta do tema e até do público-alvo, são realizados ao ar livre, porém, para que esse evento não sofra com problemas relacionados ao clima, como chuva e vento, é necessário o uso de uma estrutura conhecida como tenda para eventos.
Há variados tipos de tenda, porém é fundamental saber qual será a que melhor enquadrará no seu evento. A melhor forma de obter esse produto é por meio do aluguel, que disponibiliza uma equipe para montagem, transporte e desmontagem da estrutura.
As tendas podem ser usadas em feiras de negócios, palcos, casamentos e eventos esportivos. Desse modo, em eventos ao ar livre é necessário ter no planejamento o uso desses materiais.
Entendemos assim que para a elaboração de um evento sem grandes percalços e que atinja grande público é preciso planejamento e atenção em muitos detalhes que vão da escolha do tema até o conhecimento profundo do público-alvo.