Um grande evento, para contar com uma organização de qualidade, é feito em diversas etapas que passam pelo aluguel de som para eventos, por aluguel de palco e estruturas.
Em razão da quantidade de aspectos a serem considerados, muitas vezes não se tem noção de quais são os tipos de eventos disponíveis e o que é preciso para que o evento seja possível.
Um evento, seja ele grande ou pequeno, serve para as empresas organizarem suas atividades de forma estratégica e permitirem a apresentação de outros elementos como a venda de produtos, alinhamentos e outros objetivos.
Há dois modelos de grandes eventos que podemos citar, que são os shows e os worshops, sendo o primeiro mais focado no sentido artístico, sendo necessário uma organização de venda de ingressos, palco e espaço, principalmente preocupação com som, banheiro químico preço e outros elementos.
Os workshops e shows são ótimas ferramentas também para atenção dos clientes, seja nos chamados mercados B2B, em que o produto é vendido para o cliente final ou no mercado B2C, em que o cliente final é outra empresa.
Os eventos desse tipo são essenciais para o desenvolvimento de relacionamentos com os diversos nichos de interesse. Mas, para montar tudo isso, não temos muita noção.
Mas é evidente que, em muitos pontos dos eventos, é preciso investimento em cenografia para eventos e locação de diversos equipamentos.
Organização de um evento ou show
Um dos pontos principais pontos para organizar um evento ou show é saber quem é seu público e como ele se engaja com você. Definir isso é saber quais são os pontos importantes que serão ressaltados, e também permite a organização da divulgação consistente do evento.
Com relação ao worshop, é possível definir qual será o tamanho da locação de som que será necessário para atender determinado público, como também o show.. Isso se aplica também ao aluguel de equipamentos de som e aluguel de iluminação para festa.
Escolha o formato do evento
Depois de definido o público, é importante saber em que tipo de evento você irá investir. E isso é importante para que seu evento seja altamente seguro e atenda às possibilidades. Por isso que a definição do formato do evento é importante.
Há alguns modelos de eventos como:
- Webinar;
- Palestra;
- Summit;
- Coquetel.
O webinar é uma conferência digital, em que um indivíduo expões suas ideais e os demais escutam e assistem.
As palestras costumam ser presenciais e garantem uma interação maior entre todos os participantes, porém diferente do webinar, há uma limitação do tempo.
Já o summit é um tipo de reunião entre líderes e é quando se reúnem diferentes chefes para definir alguma coisa.
O coquetel, por sua vez, é um evento que reúne a discussão de um tema e que possui momento de coffee break.
E tem também o formato de show, em que há diversas apresentações artísticas, mas que ajudam a vender diversos elementos, desde comidas até mesmo o fortalecimento da marca.
Monte uma equipe para organização
Depois de definir o modelo do evento e de começar a organizar as ideias, é importante agora montar uma equipe para ajudar no contato dos fornecedores que farão o orçamento.
Para que tudo ocorra bem, é importante que o grupo seja altamente íntimo e que trabalhe em equipe, de modo que os problemas sejam resolvidos de forma rápida e segura. Isso assegura que as responsabilidades sejam definidas e firmadas.
Pense na infraestrutura
Aqui, é preciso definir o que vai ser necessário para que seu projeto saia do papel, de modo para saber o que deve ser realizado, como instalação de bebedouros e banheiros.
É importante também entrar em contato com diversos fornecedores fazendo orçamentos e procurando parceiros responsáveis que permitam que o evento alavanque.
Depois de feito isso, é preciso que se estabeleça um cronograma, em que é preciso colocar hora de início, quem falará, quem irá se apresentar, em que momentos e o tempo disponível para elas.
Isso evita que alguns erros de execução aconteçam permitindo resultados positivos e que não gere riscos nem prejuízos.
Assim, o planejamento para formação de um evento é essencial; Sem planejamento, é impossível que as coisas se encaixem de maneira orgânica e eficiente e que tenha a previsão de problemas, de modo a se preparar para o que já pode dar errado.
A sua equipe pode ser apoiada por uma assessoria para que seja ainda mais assertiva na organização. Pense nisso!