O trabalho de organização de eventos demanda o planejamento detalhado e completo de todos os elementos envolvidos, desde as questões referentes ao espaço (número de convidados, estrutura, condições do ambiente, localização, entre outros), até aos aspectos que envolvem a decoração e melhor comodidade dos participantes.
Por esse motivo, nem sempre o projeto do evento é feito somente por uma única pessoa, mas sim, por uma equipe especializada, em conjunto com empresas, que ajudam direta ou indiretamente.
É importante ressaltar que a organização é a peça-chave para o sucesso de qualquer evento – desde uma simples confraternização da empresa, até uma festa de casamento grandiosa.
Devido a isso, a primeira coisa a se fazer é colocar no papel quais são os objetivos da comemoração e definir com clareza quais são as etapas do planejamento. Com isso, é possível vislumbrar os possíveis problemas e concretizar ações para minimizá-los.
Além disso, no planejamento, tem-se uma projeção de gastos, envolvendo todas as atividades, materiais e demais investimentos indispensáveis.
A partir disso, pode-se procurar os melhores fornecedores e, assim, reduzir custos, sem perder a qualidade do evento.
Serviços para organizar eventos inesquecíveis
Como há muita coisa para se pensar ao organizar um evento, é importante pedir dicas e recomendações para quem já tem experiência no assunto.
No entanto, uma coisa é indispensável: a segurança. Todo evento precisa garantir a proteção de seus convidados, seja contra a entrada de pessoas não convidadas, ou de criminosos.
Por esse motivo, é importante contratar uma empresa de segurança para eventos, que oferecerá todos os recursos disponíveis para assegurar a comodidade dos participantes. Entre os serviços oferecidos, destacam-se:
- Presença de seguranças na entrada do evento;
- Presença de seguranças dentro do evento;
- Brigada de incêndio especializada em casos de acidentes;
- Socorristas de plantão para emergências.
Além disso, a empresa de segurança também pode oferecer serviços de manobrista, com profissionais especializados para zelar pelos automóveis no estacionamento.
Com isso, os convidados não precisam se preocupar em procurar vagas, nem ao menos com a segurança do veículo, pois os seguranças terão todo o cuidado necessário.
Os manobristas são comuns em eventos maiores, como casamentos e formaturas, mas dependendo do espaço onde a confraternização será realizada, a presença desses profissionais pode ser essencial, pois existem localizações de difícil acesso ao estacionamento.
Por esse motivo, ao organizar um evento, é importante levar em consideração as características do local.
Fora a questão da segurança, é preciso garantir a alimentação de energia elétrica ininterruptamente ao decorrer do evento.
Sendo assim, uma recomendação é alugar ou adquirir um gerador a diesel, equipamento responsável pela distribuição energética em casos de pane (apagões ou falhas na rede) da concessionária.
Desse modo, todos podem continuar no evento e, ainda, os organizadores não sofrem com perdas em decorrência da falta de eletricidade (como descongelamento de bebidas e alimentos).
Finalmente, um evento deve ter música. Seja para a alegria dos convidados, ou somente como um som de fundo, o planejamento de eventos inclui a descrição dos equipamentos de som e dos profissionais de música (DJ, banda, entre outros) envolvidos nesse serviço.
É importante que na operação dos equipamentos de som tenha um colaborador qualificado, com um curso de áudio. Dessa maneira, pode-se ter um som limpo, sem ruídos.
A importância das lembrancinhas em festas e comemorações
Na maioria dos eventos é entregue alguma recordação para os convidados, com o objetivo de demonstrar a boa receptividade dos organizadores e donos da festa, e, ainda, para que todas as pessoas se lembrem da confraternização, normalmente com o tema que case com a decoração.
Por esse motivo, o planejamento deve conter detalhes sobre as lembrancinhas, levando em conta a temática da festa e os gostos pessoais dos donos.
Por exemplo, em um casamento, é comum a entrega dos “bem-casados” (doces de pão de ló e doce de leite) como parte das lembrancinhas, e, em geral, separa-se um espaço da decoração destinada a isso.
No entanto, os noivos podem incrementar as recordações, entregando pequenos mimos aos convidados, como copos, chinelos, fotos, entre outros artigos.
O mesmo vale para eventos corporativos, onde se entrega brindes para funcionarios, com o intuito de demonstrar gratidão, respeito e companheirismo da empresa.
No corporativismo, os artigos de recordação mais comuns são canetas, blocos de anotações, pastas e chaveiros. Contudo, o responsável pelo evento pode abusar da criatividade e entregar lembrancinhas diferenciadas, sempre em conjunto com a identidade da decoração.