Organizar um evento de sucesso não é fácil. São muitos passos importantes a serem seguidos e um planejamento longo a ser feito.
Mas, para auxiliar nesse momento de tanto trabalho, trouxemos uma lista de 6 itens indispensáveis para organizar um evento de sucesso. Confira a seguir.
1. Nobreak e estabilizador
Dois itens que são frequentemente esquecidos, mas que podem fazer toda a diferença para a organização de um evento são: nobreak e estabilizador.
A função dos dois é manter os aparelhos eletrônicos ligados mesmo com a queda de energia.
O nobreak protege os aparelhos que estão ligados a ele e fornece a energia necessária durante um tempo. Já o estabilizador mantém a energia dos aparelhos, mas não fornece a mais.
Eles são muito utilizados em computadores. Assim, eventos que precisam desse equipamento precisam, também, desses itens. É claro que apenas eles não vão salvar a energia do evento como um todo.
Eles são indicados apenas para determinadas máquinas. Em caso de quedas grandes, o ideal é locar um gerador industrial, sobre o qual falaremos mais a frente.
2. Locação de estruturas
A estrutura de um evento é, talvez, uma das partes mais importantes. Isso porque o conforto e a decoração acaba vindo desse item. Dependendo do tipo do evento, essas estruturas podem ser alteradas.
Festas e casamentos, por exemplo, podem contar com sofás e espaços de descanso. Já eventos corporativos podem contar apenas com a locação de cadeiras para eventos.
A escolha desses itens precisa ser correta. Isso porque os convidados e participantes do evento estão diretamente em contato com esse tipo de estrutura.
Mas, além das mesas e cadeiras para salão de festas, outras estruturas que podem ser locadas são:
- Coberturas e toldos;
- Tendas;
- Palcos;
- Balcões;
- Arquibancadas;
- Banheiros químicos.
Assim, de acordo com o tipo de evento que está sendo realizado, pode-se locar muitas estruturas que facilitem o momento e aumentem o conforto dos participantes.
3. Gerador de energia
Assim como o nobreak e o estabilizador, o gerador de energia é fundamental na organização de um evento. Sua função é basicamente a mesma: garantir que uma queda de energia não cause danos no evento. Porém, sua abrangência é bem maior.
Existem muitos tipos de geradores de energia, cada qual indicado para um tipo e tamanho de evento. Um dos mais utilizados é o gerador 30 KVA, que é um dos mais completos e resistentes.
Alguns eventos, como show e festivais, precisam contar com mais de um gerador, para garantir que todo o local esteja seguro com isso.
4. Cronograma e check list do evento
Outro ponto muito importante e que pode ajudar muito no momento da organização do evento é fazer um cronograma inicial e uma check list do que deve ser feito.
Assim, você saberá se todas as tarefas estão sendo realizadas dentro do prazo e o que deve prestar mais atenção.
Coloque no check list itens mais práticos, como decoração, aluguel de mesa para festa, contratação de música, fechamento do local. Já no cronograma, coloque as tarefas mais amplas, como “pesquisa de fornecedores” e “contratação de serviços”.
5. Orçamento definido
Para conseguir colocar todos os itens acima em prática, é necessário, em primeiro lugar, definir um orçamento. Só assim será possível colocar no cronograma os tipos de serviços e no check list os tipos de itens a serem alugados, por exemplo.
Além disso, definir o orçamento antes de tudo vai fazer com que você respeite os valores que devem ser gastos.
6. Cardápio do evento
Por fim, o último item que precisa ser analisado e lembrado com antecedência é o cardápio do evento. Isso porque ele se altera de acordo com o tema e o tipo de organização.
Eventos corporativos, por exemplo, não contam com almoços e jantares normalmente. Por outro lado, festas de aniversário e casamentos têm um cardápio muito mais amplo.
A alimentação nesse momento é um item muito importante, principalmente na hora de pesquisar servidores. Opte por aqueles que não atrasem e têm um custo-benefício positivo.
Outra dica é saber a quantidade de participantes do evento, para encomendar o tanto certo de comida (o ideal é não faltar nada e nem sobrar muito).
Seguindo essas 6 dicas de itens que devem estar presentes no planejamento de um evento, é garantido que esse momento vai ser bem feito e um sucesso.